A Autoridade Tributária (AT) mudou a forma como pode emitir recibos, introduzindo novos campos e funcionalidades neste serviço do Portal das Finanças. Saiba como preencher os novos recibos verdes, passo a passo.
Entre as novas funcionalidades dos recibos verdes, é agora possível criar listas de clientes e de produtos/serviços, acrescentar descontos comerciais ou emitir, na mesma fatura, uma operação sujeita a IVA (Imposto sobre Valor Acrescentado) e outra isenta.
O objetivo da AT é simplificar o processo de emissão de faturas, recibos e faturas-recibo, de forma a responder à generalidade dos setores de atividade e reduzir os erros de preenchimento.
Passo a passo: Como preencher os novos recibos verdes
Passo 1: Aceda à área habitual de emissão de recibos verdes, no Portal das Finanças
Faça a sua autenticação no Portal das Finanças e aceda ao serviço de emissão de Faturas e Recibos. Para chegar a esta área, pode só escrever no campo de pesquisa do Portal “Faturas e Recibos” e depois clicar em “Aceder”.
Nesta área, tem acesso a duas opções principais, em destaque no ecrã: “Emitir” e “Consultar”.
Para começar a preencher o seu recibo verde, escolha a opção “Emitir”.
Selecione agora que documento quer emitir:
- Fatura ou Fatura-Recibo
- Recibo (caso queira emitir um recibo para uma fatura já emitida)
Nesta área pode ainda aceder ao catálogo de clientes e ao catálogo de produtos/serviços (saiba mais sobre estas funcionalidades no final deste artigo).
Passo 2: Comece a preencher o recibo com data, tipologia e os seus dados
Defina a data de transição. No caso de vendas, será a data em que colocou o bem à disposição do cliente. No caso de um serviço, será a data em que o mesmo foi realizado. Poderá também optar pela data em que foi efetuado o pagamento do adiantamento.
No campo “Tipo”, indique a tipologia do documento (fatura ou fatura-recibo).
Agora é o momento de verificar e completar os seus próprios dados, na área “Transmitente”.
Deverá já ver pré-preenchido o seu NIF (Número de Identificação Fiscal), nome e domicílio fiscal (ou estabelecimento estável). Confirme que está tudo correto.
Depois, no campo “atividade exercida”, selecione a atividade a que diz respeito o recibo. Deverá escolher o código CIRS ou CAE respetivo, tendo em conta a(s) atividade(s) em que se registou quando abriu atividade junto das Finanças.
Passo 3: Preencha os dados relativos ao cliente
Chegou à área “Adquirente” e é aqui que vai preencher os dados relativos a quem adquiriu o serviço/produto.
Deverá preencher o país do cliente, o NIF ou NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva), o nome e a morada respetiva.
Poderá também preencher o campo “morada de entrega”, mas tenha em conta que é um campo de preenchimento facultativo e apenas o deve fazer para documentos relativos à venda de produtos.
Nota: Se está a preencher uma fatura (e não uma fatura-recibo), verá também o campo “Data de vencimento”. Nesta situação, o preenchimento deste campo é obrigatório e, quando receber o montante, deverá emitir o recibo correspondente.
Aceda a mais rápido a um cliente habitual!
Caso já tenha construído a sua lista de clientes habituais no sistema, poderá simplesmente escolher esse cliente do catálogo. Esta é uma nova funcionalidade do serviço de emissão de faturas – com vista a agilizar este processo de preenchimento.
Para aceder à lista de clientes, clique no botão “Procurar”, na área Adquirente. Depois, selecione o cliente respetivo deste recibo verde.
Passo 4: Selecione o motivo de emissão
Esta é uma área já familiar para quem preenchia recibos verdes no anterior modelo. Na área “Motivo de Emissão”, basta escolher a opção mais adequada, entre “Pagamento dos bens ou dos serviços”, “Adiantamento” ou “Adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente”.
Passo 5: Adicione um novo produto/serviço
Este é um dos passos que apresenta maiores diferentes em relação à forma como preenchia recibos verdes anteriormente.
Na área “Produtos, Serviços ou Outros” vai poder preencher todos os detalhes em relação ao produto ou serviço a que se refere este recibo verde.
Caso tenha previsto algum desconto, poderá clicar no campo “Desconto Financeiro” e preencher os dados respetivos, mas este não é obrigatório,
Clique em “ADICIONAR” para registar um novo produto/serviço. Deverá repetir este passo para adicionar um novo produto/serviço ao recibo.
Passo 6: Preencha todos os dados relativos ao seu produto/serviço
Ao adicionar um produto/serviço, vão surgir estes campos a preencher:
- “Tipo”: Selecione o tipo de entrada a criar, entre as disponíveis.
- “Tipo Ref.”: Se tiver um código de barras, escolha a opção EAN. Caso contrário, poderá escolher Outro.
- “Referência”: Indique uma referência para o produto/serviço.
- “Descrição”: Descreva o produto/serviço.
- “Quantidade”: Indique as quantidades respetivas do produto/serviço.
- “Unidade”: Não é um campo obrigatório, mas pode indicar a que se referem as quantidades respetivas (ex: horas)
- “Preço Unitário”: Indique o valor do produto/serviço.
- “Desconto comercial”: Campo facultativo.
- “Taxa IVA”: Escolha a taxa de IVA aplicável. Caso seja isento, deverá selecionar depois o motivo da isenção.
- “Verbas de Imposto de Selo”: Caso seja devido, preencher também este campo.
Aceda a mais rápido a um produto/serviço habitual!
À semelhança do catálogo de clientes, poderá também aceder a uma lista de produtos/serviços habituais.
Para aceder à sua lista de produtos/serviços, clique no botão “Procurar”, logo no topo direito da área “Adicionar Produto, Serviço ou Outros”. Depois, escolha o item da lista pretendido.
Passo 7: Selecione as opções de IRS
Caso esteja a preencher uma fatura-recibo relativa a prestação de serviços e já tenha preenchido o NIF/NIPC do cliente, terá agora de preencher os dados da área “IRS”.
Nesta área. terá de escolher as opções que se aplicam ao seu caso em termos de “Base de Incidência em IRS” (ou indicar se está dispensado de fazer retenção) e da taxa respetiva de “Retenção na Fonte”
Atenção: o campo de “Retenção na Fonte” só pode ser preenchido em caso de prestação de serviços e se o cliente dispuser de contabilidade organizada.
A área seguinte, “Pagamentos”, não é obrigatória, mas poderá usá-la para acrescentar dados sobre o meio de pagamento e montante.
Passo 8: Confirmar e emitir
Depois de preencher todos os dados, está agora pronto para emitir o seu documento.
Clique no botão azul “EMITIR”, no canto direito da página.
Surgirá uma mensagem de cabeçalho verde, a pedir que confirme a emissão. Verifique todos os dados apresentados e clique no botão verde “EMITIR”.
O seu recibo verde está emitido!
Poderá consultá-lo, sempre que quiser, no Portal da Finanças. Basta voltar ao Passo 1 e, em vez de escolher “Emitir”, optar por “Consultar”.
Depois de emitido, o documento ficará também automaticamente disponível para o cliente indicado.
Novos recibos verdes: Criar listas de clientes e produtos/serviços
Para criar novas entradas de clientes habituais:
- Recupere o passo 1 que indicámos acima e, no menu “Emitir”, escolha a opção “Clientes”.
- Selecione “Adicionar” para criar um novo cliente.
- Preencha os campos de detalhe do cliente (País, NIF/NIPC, nome e morada)
- Carregue no botão azul “GUARDAR”.
Nota: Poderá também gerir entradas já existentes, alterando ou eliminando os registos respetivos.
Para criar novas entradas de produtos/serviços habituais:
- Recupere o passo 1 que indicámos acima e, no menu “Emitir”, escolha a opção “Produtos, Serviços ou Outros”.
- Selecione “Adicionar” para criar um novo item.
- Preencha os campos de detalhe do produto/serviço (Tipo, Tipo Ref., Referência, Descrição, Valores, Taxa de IVA aplicável [ou motivo da isenção] e imposto de selo se aplicável)
- Carregue no botão azul “GUARDAR”.
Nota: Poderá também gerir entradas já existentes, alterando ou eliminando os registos respetivos.
